Proses pencatatan ini merupakan awal dari siklus akuntansi. Sebelum kita membahas lebih lanjut tahap-tahap dalam proses ini, akan dibahas terlebih dahulu pengertian dan karakteristik akun.
Seperti halnya kita mencatat materi pelajaran pada buku catatan per subjek pelajaran, perusahaan juga melakukan hal yang sama. Begitu banyak transaksi keuangan yang terjadi setiap harinya pada suatu perusahaan. Transaksi keuangan tersebut akan dicatat berdasarkan kesamaan sifat dan jenisnya. Transaksi keuangan yang memiliki kesamaan sifat dan jenis akan dicatat pada satu buku. Catatan-catatan inilah yang disebut akun. Kalau dianalogikan, materi pelajaran yang dicatat pada buku catatan itulah yang disebut akun. Istilah lainnya, akun merupakan terjemahan dalam bahasa akuntansi dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi pada suatu perusahaan. Jadi dalam mencatat transaksi keuangan dalam sistem akuntansi digunakanlah akun-akun.
Lebih jelasnya mengenai pengertian akun dapat dilihat pada Gambar 1 diatas.
Dalam akuntansi, dikenal 2 kelompok akun (Gambar 2. Pembagian dan Karakteristik Akun):
1. Akun Riil
Akun riil adalah akun-akun yang terdapat pada Neraca. Saldo dari akun riil akan dibawa terus dari satu periode akuntansi ke periode akuntansi berikutnya. Akun riil terdiri dari:
a. Aset
Asset adalah manfaat ekonomi pada masa depan yang dikuasai oleh perusahaan sebagai hasil dari transaksi pada masa lalu. Aset dikelompokkan menjadi 2 kelompok:
· Aset Lancar
Adalah aset yang menurut tujuannya akan digunakan perusahaan dalam kurun waktu kurang dari 12 bulan. Contoh aset lancar adalah kas, piutang, perlengkapan, persediaan
· Aset Tetap
Aset tetap adalah aset yang menurut tujuannya akan digunakan perusahaan dalam kurun waktu lebih dari 12 bulan. Contoh aset tetap adalah tanah, gedung, peralatan, dll.
b. Hutang
Hutang merupakan penggunaan dari manfaat ekonomi pada masa depan dengan jalan menyerahkan aset atau jasa kepada entitas lain pada masa depan sebagai akibat dari transaksi pada masa lalu. Hutang terbagi dua:
· Hutang jangka pendek
Adalah hutang yang akan jatuh tempo dalam kurun waktu kurang dari 12 bulan. Contohnya adalah hutang usaha, hutang dagang, dll.
· Hutang jangka panjang
Adalah hutang yang jangka waktu jatuh temponya lebih dari 12 bulan. Contohnya adalah hutang obligasi dan hutang jangka panjang lainnya.
c. Modal
Modal merupakan kekayaan bersih perusahaan atau dengan kata lain jumlah aset yang tersisa setelah dikurangi seluruh hutang yang dimiliki perusahaan.
2. Akun Nominal
Akun nominal adalah akun-akun yang terdapat pada Laporan Laba Rugi. Saldo dari akun nominal tidak akan dibawa dari satu periode akuntansi ke periode akuntansi berikutnya. Saldo dari akun nominal akan ditutup pada setiap periode akuntansi. Yang termasuk akun nominal adalah:
a. Pendapatan
Pendapatan adalah arus masuk atau peningkatan nilai aset dari suatu entitas atau penyelesaian hutang (atau kombinasi keduanya) selama suatu periode yang diperoleh dari penjualan atau produksi produk, penyerahan jasa, atau aktivitas lain yang berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan.
b. Beban
Beban adalah arus keluar/penggunaan aset atau penambahan hutang (atau kombinasi keduanya) selama suatu periode yang ditimbulkan dari pengiriman atau produksi produk, penyerahan jasa, atau aktivitas lain yang berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan
Karakteristik Akun (Gambar 2. Pembagian dan Karakteristik Akun)
Karakteristik akun disini maksudnya adalah letak saldo normal akun. Artinya, apabila saldo suatu akun bertambah atau berkurang, maka dimana kah akun tersebut dicatat (debit atau kredit). Hal ini sesuai dengan prinsip pencatatan dalam akuntansi atau yang lebih dikenal double entry system (sistem pencatatan berganda). Dimana setiap transaksi minimal akan mempengaruhi dua akun, satu akun di debit dan satu akun lagi di kredit. Sehingga jumlah saldo debit akan selalu sama dengan kredit. Pemahaman terhadap karakteristik akun ini sangat diperlukan dalam membuat jurnal. Berikut karakteristik akun seperti dijelaskan pada tabel dibawah ini:
AKUN
|
DEBIT
|
KREDIT
|
Aset
|
Saldo Bertambah
|
Saldo Berkurang
|
Hutang
|
Saldo Berkurang
|
Saldo Bertambah
|
Modal
|
Saldo Berkurang
|
Saldo Bertambah
|
Pendapatan
|
Saldo Berkurang
|
Saldo Bertambah
|
Beban
|
Saldo Bertambah
|
Saldo Berkurang
|
Proses Pencatatan Akuntansi